E-factureren

Vanaf 1 januari 2017 moeten leveranciers van de Rijksoverheid e-factureren. De verplichting tot e-facturatie geldt voor nieuwe inkoopovereenkomsten en is opgesteld in samenwerking met het bedrijfsleven. Alle Rijksoverheidsdiensten zijn in staat om elektronische facturen (e-facturen) te ontvangen.

Wat is een e-factuur?

Veel facturen worden via de post of per e-mail (bijvoorbeeld als PDF of Word-document) verzonden en ontvangen. E-factureren gaat een stap verder en maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Doordat de gegevens gestructureerd zijn, is een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Handmatige verwerking is dus niet meer nodig.

Een e-factuur dient aan dezelfde eisen te voldoen als een papieren factuur en voor een correcte verzending en ontvangst van een e-factuur gelden afspraken voor specificaties, transport en adressering.

Waar moet de basisfactuur aan de Rijksoverheid aan voldoen?

Er is een handreiking geschreven om leveranciers van de Rijksoverheid, softwareleveranciers, intermediairs en Rijksdiensten een richtlijn te geven voor het gebruik en de implementatie van e-facturatie aan de Rijksoverheid. Door deze richtlijn te volgen worden ingestuurde facturen gemakkelijker verwerkt in de administratie en hierdoor sneller uitbetaald.

Naast de handreiking zijn er aanvullende documenten die helpen bij het gebruik van deze richtlijn en de technische implementatie bij een rechtstreekse aansluiting op Digipoort. In het zip-bestand Technische implementatie basisfactuur vindt u de berichtspecificatie en een voorbeeldbestand van de basisfactuur.

Aan wie kan ik een e-factuur sturen binnen de Rijksoverheid?

Voor het adresseren en identificeren van onderdelen van de Rijksoverheid wordt gebruik gemaakt van een Organisatie-identificatienummer (OIN). Op deze pagina kunt u een overzicht van de actuele organisatieonderdelen met bijbehorend OIN voor e-facturatie downloaden.

Voordelen

  • Gemakkelijker: de verwerking verloopt geautomatiseerd
  • Sneller: de papierstroom blijft achterwege
  • Nauwkeuriger: geen fouten door digitale verwerking
  • Goedkoper: geen print- en portokosten
  • Minder papierverbruik en een lagere CO2-uitstoot

Hoe kunnen leveranciers e-facturen sturen aan de Rijksoverheid?

U kunt als leverancier op verschillende manieren e-facturen sturen aan de Rijksoverheid: