E-factureren

Vanaf 1 januari 2017 moeten leveranciers van de Rijksoverheid e-factureren. De verplichting tot e-facturatie geldt voor nieuwe inkoopovereenkomsten en is opgesteld in samenwerking met het bedrijfsleven. Alle Rijksoverheidsdiensten zijn in staat om elektronische facturen (e-facturen) te ontvangen.

Wat is een e-factuur?

Veel facturen worden via de post of per e-mail (bijvoorbeeld als PDF of Word-document) verzonden en ontvangen. E-factureren gaat een stap verder en maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Doordat de gegevens gestructureerd zijn, is een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Handmatige verwerking is dus niet meer nodig.

Een e-factuur dient aan dezelfde eisen te voldoen als een papieren factuur en voor een correcte verzending en ontvangst van een e-factuur gelden afspraken voor specificaties, transport en adressering.

Voor het adresseren en identificeren van onderdelen van de Rijksoverheid wordt gebruik gemaakt van een Overheidsidentificatienummer (OIN). U kunt een overzicht downloaden met de actuele organisatieonderdelen met bijbehorend OIN die u kunt gebruiken voor e-facturatie: Organisatieonderdelen Rijksoverheid.

Voordelen

  • Gemakkelijker: de verwerking verloopt geautomatiseerd
  • Sneller: de papierstroom blijft achterwege
  • Nauwkeuriger: geen fouten door digitale verwerking
  • Goedkoper: geen print- en portokosten
  • Minder papierverbruik en een lagere CO2-uitstoot

Hoe kunnen leveranciers e-facturen sturen aan de Rijksoverheid?

U kunt als leverancier op verschillende manieren e-facturen sturen aan de Rijksoverheid:

  1. Via diensten van Logius
  2. Via Simplerinvoicing
  3. Via diensten van marktpartijen