Hoofdinhoud

Deze handreiking is geschreven om leveranciers van de Rijksoverheid een richtlijn te geven over de set ordergegevens die de Rijksoverheid opneemt in een elektronische order (e-order). Door deze richtlijn te volgen kunnen e-orders van de Rijksoverheid eenduidig (geautomatiseerd) worden verwerkt. Daarnaast geeft dit document ook voor departementen van de Rijksoverheid een richtlijn voor het opmaken van de elektronische order.

Wat is de handreiking basisorder Rijk?

De handreiking basisorder Rijk beschrijft welke ordergegevens door de Rijksoverheid minimaal worden opgenomen in een e-order. Circa 90% van de orders van de Rijksoverheid wordt aangeleverd met de ordergegevens die beschreven zijn in deze handreiking basisorder Rijk. In overige gevallen kan het voorkomen dat er tussen departement of dienst aparte nadere afspraken worden gemaakt met de leverancier over de gebruikte velden in de e-order.     

Opmaken basisorder Rijk

In onderstaande tabel vindt u ordergegevens die in een basisorder van de Rijksoverheid zijn opgenomen. De basisorder Rijk is gebaseerd op de standaard Peppol BIS voor Ordering 3.4. In deze handreiking zijn alle in Peppol verplichte velden en de Rijksbreed gebruikte optionele velden opgenomen.

Laat u goed informeren door uw klant (de overheidsorganisatie) over het verder gebruik van het inkoopordernummer en indien van toepassing het contractnummer en/of de offertereferentie.

Bijlagen kunnen worden toegevoegd als binair Base64 gecodeerd object, zie Peppol voor toegestane bestandstypen. Bijlagen kunnen worden toegevoegd tot een maximumaantal van 10. De totale bestandsgrootte van het orderbericht (inclusief eventuele bijlagen) is niet groter dan 20 MB.

Technische implementatie basisorder Rijk 

Naast deze handreiking zijn er aanvullende documenten die helpen bij de technische implementatie. Deze technische documentatie is bedoeld voor softwareleveranciers. De nummers in de eerste kolom uit onderstaande tabel worden gebruikt als verwijzing in de technische documentatie.

De technische documentatie kan worden geraadpleegd op de website van Logius.  In het zip-bestand ‘Technische implementatie Basisorder’ vindt u de berichtspecificaties en voorbeeldbestanden van de door de Rijksoverheid ondersteunde standaard (Peppol BIS 3).

Naast de Peppol BIS 3 is ook documentatie voor OHNL bijgevoegd. Deze is bedoeld voor Rijksverheden. De OHNL order wordt vertaald naar Peppol BIS 3 voor verzending naar leveranciers via Peppol.

 

Gegevens op hoofdniveau

Verplicht

Voorbeeld vulling

Opmerking

1.1

Ordernummer

Verplicht

 123456

 

1.2

Orderdatum

Verplicht

2017-12-17

 

1.3

Orderomschrijving kop

Optioneel

Order voorbeeld 1

Wordt gevuld indien aanwezig

1.4

Valuta

Verplicht

EUR

 

1.5

Contractnummer/referentie

Optioneel

CT12662773

Wordt gevuld indien aanwezig

1.6

Offertereferentie

Optioneel

310001201

Wordt gevuld indien aanwezig

 

Klantpartij

Verplicht

Voorbeeld vulling

Opmerking

2.1

Naam

Verplicht

Ministerie ABC

 

2.2

OIN

Verplicht

00000001003214345000

U gebruikt dit OIN voor het verzenden van uw facturen die uit deze order volgen

2.3

Straat + huisnummer

Optioneel

Binnenhof 1

Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML

2.4

Postcode

Optioneel

4321 AA

 

2.5

Plaats

Optioneel

Den Haag

 

2.6

Land

Optioneel

NL

Tweeletterige landcode

2.7

Contactpersoon e-mailadres

Optioneel

jan@rijksoverheid.nl

E-mailadres contactpersoon

Voor Rijksoverheden: Contactpersoon naam is altijd verplicht

2.8

Postadres – Straat + huisnummer                           

Optioneel

Prinsenhof 1

Gevuld indien afwijkend van adres klantpartij

2.9

Postadres - Postcode

Optioneel

2844NG

Gevuld indien afwijkend van adres klantpartij

2.10

Postadres - Plaatsnaam

Optioneel

Den Haag

Gevuld indien afwijkend van adres klantpartij

2.11

Postadres – Land

Optioneel

NL

Tweeletterige landcode – alleen verplicht bij gebruik postadres

 

Leverancierspartij

Verplicht

Voorbeeld vulling

Opmerking

3.1

Naam

Verplicht

Leverancier B.V.

 

3.2

Leverancier identificatie                      

Verplicht

 3123764

Standaard KvK nummer, optioneel vestigingsnummer of BTW

3.3

Straat + huisnummer

Optioneel

Leverancierstraat 1       

Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML

Minimaal één van de volgende gegevens is verplicht voor Peppol: straatnaam, postcode, plaats

3.4

Postcode

Optioneel

1234 AA

 

3.5

Plaats

Optioneel

Den Haag

 

3.6

Land

Verplicht

NL           

Tweeletterige landcode – alleen verplicht bij gebruik adres

3.7

Contactpersoon e-mailadres

Optioneel

jan@leverancierbv.nl           

Voor Rijksoverheden: Contactpersoon Naam is verplicht bij OHNL 1.9

 

Aflevergegevens

Optioneel

Voorbeeld vulling

Opmerking

4.1

Naam

Optioneel

Ministerie ABC, locatie X

Voor Rijksoverheden: Naam is geen onderdeel van de aflevergegevens in OHNL 1.9

4.2

Straat + huisnummer

Optioneel

Buitenhof 16a

Afleveradres: gevuld indien afwijkend van factuuradres Klantpartij     
Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML

4.3

Postcode

Optioneel

4321 KL

 

4.4

Plaats

Optioneel

Den Haag

 

4.5

Land

Optioneel

NL

Tweeletterige landcode

Voor Rijksoverheden: Bij OHNL 1.9 is afleveradres (minimaal de landcode) verplicht op header of regel

4.6

Gewenste leverdatum

Optioneel

2017-12-20

Voor Rijksoverheden: Bij OHNL 1.9 is de gewenste leverdatum verplicht op header of regel

 

Totalen

Optioneel

Voorbeeld vulling

Opmerking

5.1

Orderbedrag inclusief BTW

Optioneel

242.00

Max 2 decimalen

5.2

Orderbedrag exclusief BTW

Optioneel

200.00

Max 2 decimalen

5.3

Regeltotaal exclusief BTW, kosten en toeslagen

Optioneel

200.00

Regeltotaal exclusief BTW, kortingen en toeslagen, max 2 dec.

5.4

Totaal BTW

Optioneel

42.00

Max 2 decimalen

 

Orderregels

Verplicht

Voorbeeld vulling

Opmerking

6.1

Orderregelnummer

Verplicht

1

 

6.2

Orderregelomschrijving

Optioneel

Kantoorartikelen

 

6.3

Aantal

Verplicht

10

In eenheden, bijvoorbeeld stuks

6.4

Artikelnaam

Verplicht

Insteekhoezen

 

6.5

Stuksprijs

Verplicht

20.00

Exclusief BTW

6.6

BTW Percentage

Optioneel

21

Dit kan de waarde 0, 9 of 21 zijn indien binnen NL

6.7

Orderregelbedrag

Verplicht

200.00

Exclusief BTW, max 2 decimalen

6.8

Gewenste leverdatum per regel

Optioneel

2017-12-20

 

 

 

 

 

 

Documentinformatie

Laatst bijgewerkt: 6 augustus 2026