E-factureren voor leveranciers (via Digipoort)

Digipoort is de ICT-centrale van de overheid waar berichtenverkeer afgehandeld wordt. Alle Rijksdiensten hebben een aansluiting op Digipoort en kunnen e-facturen ontvangen. Wanneer u een directe koppeling met Digipoort heeft, kunt u rechtstreeks e-facturen sturen aan alle Rijksoverheden.

E-factureren naar Rijksdiensten via een directe koppeling met Digipoort

 

E-factureren via een directe koppeling met Digipoort is geschikt voor leveranciers die:

  • grotere volumes facturen versturen;
  • het e-facturatieproces volledig geautomatiseerd willen ondersteunen;
  • een rechtstreekse verbinding met Digipoort wensen.

Het gebruik van Digipoort is voor u kosteloos. Houd wel rekening met kosten voor het realiseren van de koppeling in uw eigen software en het aanvragen van een PKIoverheid-certificaat.

Aansluiten

Om aan te sluiten op e-factureren via Digipoort volgt u het onderstaande stappenplan. De aansluiting bestaat uit 2 fasen:

Tijdens de voorbereiding spreekt Servicecentrum Logius het aansluittraject met u door. Alle stappen met een verwijzing naar de benodigde informatie staan beschreven in het document Handleiding aansluiten. Deze vindt u onder Documentatie onderaan deze pagina. 

Fase 1: Aansluiten op Digipoort

In deze fase volgt u de onderstaande stappen om uw aansluiting op Digipoort te realiseren. Terwijl u in deze fase zit, kunt u fase 2 al starten. 

Stap 1: Voorbereiding

Een aansluiting op Digipoort begint met een voorbereidingsfase waarin u alle voorbereidingen treft, zodat de aansluiting zo soepel mogelijk verloopt. Het gaat in deze fase vooral om het verkrijgen van alle benodigde informatie, het bepalen van de impact voor uw organisatie en het regelen van de benodigde technische capaciteit. Vervolgens maakt u een aansluitplan(ning).

Stap 2: Netwerkaansluiting inrichten

In deze stap richt u uw netwerk infrastructuur in om e-facturen vanuit uw omgeving richting Digipoort te kunnen sturen. Netwerkconnectiviteit is randvoorwaardelijk voor een aansluiting op Digipoort. Zonder netwerkconnectiviteit is immers geen berichtenverkeer mogelijk. Voor bedrijven wordt netwerkconnectiviteit ingericht op basis van internet (beveiligde verbinding over HTTPS).

Stap 3: Realiseren koppelvlak Digipoort

Het doel van deze stap is om de technische koppeling tussen u en Digipoort gerealiseerd te krijgen. De software die de implementatie van het koppelvlak vormt, wordt ook wel 'adapter' genoemd. Voor het versturen van e-facturen aan overheidspartijen wordt het WUS-koppelvlak voor bedrijven gebruikt. Met de AanleverService worden e-facturen ingezonden. Met de StatusInformatieService kan de status van de aanlevering worden gevolgd. Conform de koppelvlakspecificaties is de implementatie van de StatusInformatieService bij aanleveren aan Digipoort (Gebruikersvoorwaarden) verplicht. In deze stap worden certificaten aangevraagd en het koppelvlak ingericht.

Stap 4: e-facturen genereren

Behalve het realiseren van het koppelvlak om e-facturen te kunnen verzenden, moet uw eigen verkoop of financiële systeem en uw organisatie gereed zijn om de facturen goed te kunnen genereren conform de gebruikte standaard (UBL en/of HR-XML).

Stap 5: Digipoort-test in preproductie

In deze stap test u in samenwerking met Logius het kunnen versturen van de e-facturen naar de Digipoort preproductie omgeving voor zowel de goed- als foutsituaties. Wanneer het koppelvlak correct is geïmplementeerd (stap 3) en ook de interne berichtenstroom geregeld is (stap 4), is uw organisatie in staat om e-facturen naar Digipoort via de 'adapter' te versturen.

Stap 6: Ketentest in preproductie

Een succesvolle Digipoort test (stap 5) betekent dat de geïmplementeerde aanleverservice waarmee u de facturen verstuurt, operationeel is en uw systeem de status van de verzonden berichten kan ophalen. Als laatste test wordt samen met een overheidspartij de hele keten getest, vanaf uw systeem tot verwerking in de backoffice van de overheidspartij.

Stap 7: Productiegang inplannen

Wanneer de ketentest succesvol is uitgevoerd, kan een feitelijke productiegang worden ingepland. De activiteiten die onder stap 5 en 6 zijn uitgevoerd, worden daarbij nogmaals herhaald om te controleren of de productieverbinding aan alle gestelde eisen voldoet. Is dat het geval dan is uw verbinding operationeel.

Fase 2: Implementeren van berichtenstandaard

Als fase 1 (aansluiting op Digipoort) is gerealiseerd, dient de gekozen berichtenstandaard geïmplementeerd te worden. Hieronder leest u welke stappen u daarvoor moet volgen. 

E-factureren maakt gebruik van de berichtstandaarden UBL en SETU. De berichtenstandaard SETU is bedoeld voor de inhuur van personen op basis van uren. Om te kunnen voldoen aan de eisen die de overheid stelt aan het berichtenverkeer heeft Logius een nadere specificatie gedaan op deze standaarden en ze naar e-factureren vertaald. 

  • Stap 1: Bepaal berichtenstandaard (UBL OHNL of HRXML SETU OHNL)
  • Stap 2: Implementeer het bericht / factuur in uw systeem
  • Stap 3: Doe een ketentest met een ketenpartij (zie ook stap 5: Aansluiten via Digipoort)