Hoofdinhoud

De Basisfactuur Rijk (BFR) beschrijft de minimale factuurgegevens die door de Rijksoverheid geëist worden in een elektronische factuur (e-factuur). Facturen die aan deze richtlijn voldoen worden gemakkelijker verwerkt in de administratie van rijksoverheidsorganisaties en hierdoor sneller uitbetaald. Om leveranciers te helpen de factuurrichtlijn van het Rijk te volgen, is de handreiking Basisfactuur Rijk opgesteld. De Basisfactuur Rijk is volledig compliant met de internationale factuurstandaarden NLCIUS en Peppol BIS.

Versiegegevens

Publicatiedatum: december 2022

Wat is de handreiking basisfactuur Rijk?

De handreiking basisfactuur Rijk beschrijft welke factuurgegevens minimaal vermeld dienen te zijn in een e-factuur. Voor circa 90% van de facturen aan de Rijksoverheid zijn de factuurgegevens die beschreven zijn in de handreiking basisfactuur Rijk voldoende om te kunnen verwerken. In de overige gevallen worden aanvullende factuurgegevens vereist die beschreven staan in het contract dat is aangegaan door de leverancier met de Rijksoverheid.

Gebruik en verwerking basisfactuur Rijk

In het overzicht hieronder vindt u alle factuurgegevens die op een basisfactuur aan het Rijk vermeld moeten worden.

Laat u goed informeren door uw klant (de overheidsorganisatie) over de referentie of het ordernummer (zie 1.5) op de factuur en welke invulinstructie moet worden gevolgd. Het vermelden van een onjuiste referentie (bijvoorbeeld met een prefix, spaties, punten of een verkeerd ordernummer) kan leiden tot een langere verwerkingstijd van uw e-factuur. Bijlagen kunnen worden toegevoegd met een maximum van 9 en een totale maximum bestandsgrootte van 9 MB. De opname van grote hoeveelheden (100+) regels en/of regels met een 0 waarde is ongewenst en kan leiden tot verwerkingsproblemen.

Indien uw e-factuur niet alle vereiste factuurgegevens bevat zal deze automatisch geweigerd worden. U wordt hierover geïnformeerd via een e-mail naar het e-mailadres dat u bij uw leveranciersgegevens vermeld heeft in de e-factuur. In de e-mail staat vermeld welke factuurgegevens ontbreken.

Zie ook

Hulp bij e-factuur sturen naar de Rijksoverheid

Meer informatie over e-factureren aan de Rijksoverheid vindt u hier. Bijvoorbeeld over de verschillende manieren om een e-factuur te versturen.

Technische implementatie basisfactuur Rijk

Naast deze handreiking zijn er aanvullende documenten die helpen bij de technische implementatie. Deze technische documentatie is bedoeld voor softwareleveranciers en serviceproviders.

U vindt dit als zip-bestand bij de documentatie. In deze Technische implementatie basisfactuur Rijk zitten de berichtspecificaties en voorbeeldbestanden van de door de Rijksoverheid ondersteunde standaarden (Peppol BIS 3, NLCIUS, UBL-OHNL).

  Gegevens op hoofdniveau Verplicht Voorbeeld vulling (goederen) Voorbeeld vulling (diensten/inhuur) Opmerking
1.1 Factuurnummer Ja 1122334455 1122334455  
1.2 Factuurdatum Ja 28-12-2017 28-12-2017  
1.3 Factuuromschrijving kop Aanbevolen Factuur deellevering 1 Factuur periode/inzet (maand of weken) Geef een algemene omschrijving van de geleverde goederen of diensten/inhuur
1.4 Valuta Ja EUR EUR Gebruik in de basisfactuur op alle plaatsen dezelfde valutacode.
1.5 Ordernummer / referentie Ja 123456 123456 De basisfactuur heeft altijd betrekking op 1 inkoopopdracht.
1.6 Datum van levering/startdatum Aanbevolen 18-11-2017 06-11-2017 (startdatum) Indien de inkoopopdracht diensten/inhuur betreft vul dan hier de eerste dag van de startdatum
  Leverancier partij Verplicht Voorbeeld vulling (goederen) Voorbeeld vulling (diensten/inhuur) Opmerking
2.1 Naam Ja Leverancier B.V. Leverancier B.V.  
2.2 KVK-nummer Ja 3123764 3123764 KVK-nummer wordt gebruikt voor identificatie en is wettelijk verplicht. Geldt voor u deze verplichting niet, maak dan specifieke afspraken met de ontvanger van de factuur
2.3 Btw-identificatienummer Ja NL73847292B01 NL73847292B01 Indien u BTW-plichtig bent moet dit vanuit de wetgeving op een factuur vermeld worden
2.4 Straat + huisnummer Ja Leveranciersstraat 1 Leveranciersstraat 1 Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
2.5 Postcode Ja 1234 AA 1234 AA  
2.6 Plaats Ja Den Haag Den Haag  
2.7 Land Ja NL NL  
2.8 Contactpersoon e-mailadres Ja jan@leverancierbv.nl jan@leverancierbv.nl Let op, belangrijk! U ontvangt geen bevestiging als een e-factuur goed is aangekomen, maar u ontvangt een mail op dit mailadres mocht er een probleem optreden tijdens de verzending
  Klantpartij Verplicht Voorbeeld vulling (goederen) Voorbeeld vulling (diensten/inhuur) Opmerking
3.1 Naam Ja Ministerie ABC Ministerie ABC  
3.2 OIN Ja 1003214345000 1003214345000 Geef uitsluitend het 20-cijferig nummer op
3.3 Straat + huisnummer Ja Binnenhof 1 Binnenhof 1 Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
3.4 Postcode Ja 4321 AA 4321 AA  
3.5 Stad Ja Den Haag Den Haag  
3.6 Land Ja NL NL  
  Betalingsgegevens Verplicht Voorbeeld vulling (goederen) Voorbeeld vulling (diensten/inhuur) Opmerking
4.1 IBAN van de leverancier Ja NL42INGB000364728 NL42INGB000364728 Dit kan ook een banknummer zijn buiten de EU
  Belasting Verplicht Voorbeeld vulling (goederen) Voorbeeld vulling (diensten/inhuur) Opmerking
5.1 Belastbaar bedrag Ja 200.00 200.00  
5.2 Bedrag belasting Ja 42.00 42.00  
5.3 BTW Percentage Ja 21 21 Dit kan de waarde 0, 9 of 21 zijn
  Totalen Verplicht Voorbeeld vulling (goederen) Voorbeeld vulling (diensten/inhuur) Opmerking
6.1 Factuurbedrag exclusief BTW Ja 200.00 200.00 Betreft het factuurbedrag exclusief BTW. Korting en toeslagen maken geen deel uit van de basisfactuur
6.2 Factuurbedrag inclusief BTW Ja 242.00 242.00 Betreft het factuurbedrag inclusief BTW. Korting en toeslagen maken geen deel uit van de basisfactuur
  Factuurregels Verplicht Voorbeeld vulling (goederen) Voorbeeld vulling (diensten/inhuur) Opmerking
7.1 Factuurregelnummer Ja 1 1  
7.2 Orderregel verwijzing Aanbevolen 1 1 Indien bekend, dan vermelden. Dit zorgt voor een snellere verwerking en betaling
7.3 Naam/omschrijving van de geleverde goederen of diensten/inhuur Ja Insteekhoezen Inzet Pieter periode mei of Inzet Pieter week 1 tm 4  
7.4 Gefactureerde hoeveelheid Ja 10.00 10.00  
7.5 Stuksprijs/Uurprijs exclusief BTW Ja 20.00 20.00 Indien de inkoopopdracht diensten/inhuur betreft vul hier de uurprijs in exclusief BTW
7.6 Factuurregelbedrag exclusief BTW Ja 200.00 200.00 Factuurregelbedrag exclusief BTW = (uur)prijs x hoeveelheid (aantal uur)
7.7 BTW Percentage Ja 21 21 Dit kan de waarde 0, 9 of 21 zijn
  Tijdkaart gegevens (alleen bij inhuur) Verplicht Voorbeeld vulling (goederen) Voorbeeld vulling (diensten/inhuur) Opmerking
8.1 Tijdkaart Verwijzing
Optioneel: #tijdkaartregel		 Aanbevolen 43665456#3 43665456#3 Geef hier het TimeCardID aan van het ontvangen(of verstuurde) tijdkaartbericht waarop de factuurregel is gebaseerd, optioneel gevolgd door een #Tijdkaart-regelnummer