Main content
Patrick Krul, Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
Lieke Lap, Logius
Optimale efficiëntie met Peppol
Logius
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
De één jaar jonge Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) heeft niet één, maar twee coördinatoren. Lieke Lap vanuit Logius en Patrick Krul vanuit de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). ‘We bundelen de expertises van onze organisaties. 1 + 1 wordt zo 3.’
Eén standaard voor álle digitale berichten die te maken hebben met de inkoop en verkoop van producten en diensten. Of dat nu een eerste offerte is of de eindafrekening. Dat is in het kort waar Peppol (Pan European Public Procurement OnLine) voor staat. Geen pdf’jes meer als bijlage bij een mailtje, maar hetzelfde digitale format voor iedereen, op dezelfde manier ingevuld en (beveiligd) verstuurd, wereldwijd.
Wat daar de voordelen van zijn? Standaard verwerken, is geautomatiseerd verwerken. Dus krijg je als leverancier eerder je geld en is er minder kans op fouten. En heb je als opdrachtgever alle gegevens klaar voor gebruik in je boekhouding en bijvoorbeeld bij je belastingaangifte. Verzenden gaat gemakkelijk en veilig. Wie er niet bij hoeft, kán er ook niet bij.
Peppol bestaat al meer dan een decennium, maar sinds oktober 2020 valt binnen Nederland het beheer en toezicht ervan onder de overheid. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft de NPa opgericht en de uitvoering belegd bij Logius en RVO.
Dat de overheid Peppol omarmt, is een belangrijke omschakeling, vertelt Patrick: ‘Hiermee geven we het signaal af dat Peppol de blijvende standaard is in het e-procurementdomein. De afgelopen tien maanden namen de verwerkte berichten via het Peppol-netwerk gestaag toe. En op LinkedIn zijn we binnen negen maanden van nul naar bijna vijfhonderd volgers gegaan. Onze ambitie is om Peppol in 2022 nog steviger neer te zetten.’
Bijzonder is dat niet één, maar twee overheidsorganisaties verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van NPa: het technische Logius met veel ervaring in het beheren en verder ontwikkelen van standaarden, en het communicatieve RVO dat de taal spreekt van de ondernemers. Patrick: ‘We bundelen de expertises van onze organisaties. 1 + 1 wordt zo 3. In een team met verschillende expertises werken we aan een gezamenlijk doel.’
In het eerste jaar sinds de oprichting van de NPa hebben de verenigde overheden veel voor elkaar gekregen. Ze onderzochten wat beter kon en anders moest, bouwden vanuit niets een hele organisatie op, en stelden compleet nieuwe werkwijzen voor alle processen op. Allemaal zodat NPa voor bedrijven en overheden dé standaard is en blijft.
Bovenaan het verlanglijstje van de NPa staat nu met hoofdletters ADOPTIE, geeft Lieke aan: ‘Peppol moet echt nog omarmd worden door het Nederlandse bedrijfsleven. Want hoe meer organisaties en bedrijven aan boord komen, hoe beter Peppol werkt.’
De standaard is namelijk gebaseerd op de zogeheten ‘four corners’: de leverancier met zijn eigen boekhouding, de serviceprovider van de leverancier, de serviceprovider van de opdrachtgever én de boekhouding van de opdrachtgever.
Patrick Krul, Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
Een collega van de boekhouding van een leverancier verstuurt via Peppol een e-factuur. De ServiceProvider van Peppol controleert onder andere of de afzender ‘is wie hij zegt dat hij is’ en verzendt de factuur daarna naar de ServiceProvider van de ontvanger van de factuur. Nadat die op zijn beurt een controle heeft uitgevoerd, wordt de factuur netjes, veilig en volgens de afgesproken standaarden afgeleverd bij de boekhouding van de ontvangende partij. En zo kan de factuur veilig en snel in die boekhouding verwerkt worden.
Lieke: ‘Als iedereen Peppol gaat gebruiken, gaat het versturen van e-facturen het snelst, is het het veiligst en is de kans op fouten het kleinst.’
Maar zover is het nog niet, geeft Lieke aan. ‘Bedrijven, zeker grote bedrijven, hebben vaak hun eigen standaarden ontwikkeld. Zij hebben er nu moeite mee om over te stappen op een heel ander systeem. Een mooi voorbeeld is KPN, een hele grote partij die al overstapt. En zijn er gesprekken gaande met andere grote partijen. Dat helpt bij die adoptie. En kleinere bedrijven vinden het soms gedoe. Maar dat hoeft niet zo te zijn, misschien kun je via jouw softwarepakket al met Peppol verzenden, of kun je Peppol samen met een ServiceProvider integreren in je bedrijfsproces. Verder is het belangrijk dat we blijven uitleggen wat je eraan hebt. Dat het helpt om sneller en veiliger zaken te doen.’
Waar de samenwerking bínnen Nederland al heel bijzonder is door de krachtenbundeling van BZK, Logius en RVO, is dat nog niets vergeleken met de internationale samenwerking. Peppol is namelijk niet een Nederlandse, zelfs niet Europese, maar een wereldwijde standaard waarbij steeds meer landen zich aansluiten. En bijna al die landen hebben een Peppolautoriteit. Lieke: ‘Die vertegenwoordigt dat land in de wereldwijde governance. De autoriteiten maken daar samen bijvoorbeeld afspraken over de verdere inrichting en uitvoering van het achterliggende afsprakenstelsel.’
Een knappe prestatie is dat de jonge Nederlandse autoriteit nu de leider is van de wereldwijde Peppol Authority Community. Patrick vervult deze rol nu. Hij vertegenwoordigt ons kleine land in die community en bepaalt mede wat er op de agenda komt. ‘Dit is weer een mooie stap om te zorgen dat we voldoende inspraak hebben over en bij Open Peppol zodat we kunnen sturen op het zo goed mogelijke gebruik van Peppol. En dat levert weer optimale efficiëntie op voor onze ondernemers en overheden. Want daar doen we het uiteindelijk allemaal voor!’
Op de website van de Nederlandse Peppolautoriteit vindt u meer informatie.
Lieke Lap, Logius