Aansluiten
U kunt uw e-facturen op drie manieren aanbieden aan de overheid:
- via Digipoort (zelf investeren)
- via een intermediair (samen investeren)
- via het e-factuur webportaal (niet investeren)
ICT-volwassenheid van de organisatie
Aansluiten via Digipoort
Wanneer u besluit om aan te sluiten op Digipoort dan is het belangrijk te bepalen welke berichtensoorten en inkoopkanalen u zult gaan gebruiken. Tijdens het intakeproces zal Logius deze keuzes met u doorspreken. Daarna dient u onderstaande stappen te doorlopen. De stappen met een verwijzing naar de benodigde informatie staan beschreven in het document "Handleiding Aansluiten op Digipoort t.b.v. DigiInkoop/E-Factureren (voor Bedrijven)". Deze kunt u vinden onder de volledige set met aansluitdocumentatie op de pagina documentatie.
Stap 1: Voorbereiding
Een aansluiting op Digipoort begint met een voorbereidingsfase waarin u alle voorbereidingen treft, zodat de aansluiting zo soepel mogelijk verloopt. Het gaat in deze fase vooral om het verkrijgen van alle benodigde informatie, het bepalen van de impact voor uw organisatie en het regelen van de benodigde technische capaciteit. Vervolgens maakt u een plan(ning) en dien de benodigde aansluitformulieren bij Logius in.
Aanvraagformulier Digipoort WUS (PDF | 279 kB)
Gebruiksvoorwaarden Digipoort (PDF | 119 kB)
Addendum Gebruiksvoorwaarden elektronisch factureren (PDF | 91 kB)
Stap 2: Netwerkaansluiting
Netwerkconnectiviteit is randvoorwaardelijk voor een aansluiting op Digipoort. Zonder netwerkconnectiviteit is immers geen berichtenverkeer mogelijk. Voor bedrijven wordt netwerkconnectiviteit ingericht op basis van internet (beveiligde verbinding over HTTPS). In deze stap richt u uw netwerk infrastructuur in om e-facturen vanuit uw omgeving richting Digipoort te kunnen sturen.
Stap 3: Realiseren koppelvlak Digipoort
Het doel van deze stap is om de technische koppeling tussen u en Digipoort gerealiseerd te krijgen. De software die de implementatie van het koppelvlak (aanleverservice & statusinformatieservice) vormt, wordt ook wel ?adapter? genoemd. Voor het versturen van e-facturen aan overheidspartijen wordt het WUS koppervlak voor bedrijven gebruikt. In deze stap worden certificaten aangevraagd en het koppelvlak ingericht.
Naast de informatie in de Handleiding Aansluiten onder documentatie, kunt u informatie over PKIoverheid certificaten en Digipoort vinden op deze website, onder PKIoverheid en Digipoort.
Stap 4: e-facturen genereren
Behalve het realiseren van het koppelvlak om e-facturen te kunnen verzenden, moet uw eigen verkoop of financiële systeem en uw organisatie ook gereed zijn om de facturen goed te kunnen genereren conform de gebruikte standaard (UBL en/of HR-XML).
Stap 5: Digipoort test in preproductie
Wanneer het koppelvlak correct is geïmplementeerd (stap 3) en ook de interne berichtenstroom geregeld is (stap 4) is uw organisatie in staat om e-facturen naar Digipoort via de "adapter" te versturen. In deze stap test u in samenwerking met Logius het kunnen versturen van de e-facturen naar de Digipoort preproductie omgeving voor zowel de goed- als foutsituaties.
Stap 6: Ketentest in preproductie
Een succesvolle Digipoort test (stap 5) betekent dat de geïmplementeerde aanleverservice waarmee u de facturen verstuurt, operationeel is en uw systeem de status van de verzonden berichten kan ophalen. Als laatste test wordt samen met een overheidspartij de hele keten getest, vanaf uw systeem tot verwerking in de backoffice van de overheidspartij.
Stap 7: Productiegang
Wanneer de ketentest succesvol is uitgevoerd, kan een feitelijke productiegang worden ingepland. De activiteiten die onder stap 5 en 6 zijn uitgevoerd, worden daarbij nogmaals herhaald om te controleren of de productieverbinding aan alle gestelde eisen voldoet. Is dat het geval dan is uw verbinding operationeel.
Aansluiten via een intermediair
Een intermediair is een marktpartij die diensten aanbiedt om het aansluiten op e-factureren te vereenvoudigen. De intermediair heeft een aansluiting op Digipoort. Via deze aansluiting maakt de intermediair het mogelijk uw elektronische facturen te verzenden aan de overheid. Een oplossing via een intermediair is met name van toepassing voor bedrijven die snel van start willen gaan en op het moment niet willen investeren in een eigen aansluiting op Digipoort. Een overzicht met aangesloten intermediairs vindt u onder Wie doen er mee?
Aansluiten via het e-factuur webportaal ( per 2e kwartaal 2012)
Logius heeft het e-factuurportaal gerealiseerd waar u uw e-facturen aan de overheid kosteloos kunt invoeren. Dit webportaal is een beveiligde website bedoeld voor de handmatige invoer van kleine hoeveelheden facturen. Voor bedrijven met een beperkt ICT-systeem of met weinig facturen aan de overheid, is dit een eenvoudige manier om hun facturen via Digipoort aan de overheid te verzenden. Digipoort stuurt de factuur door naar de desbetreffende overheid. Op dit moment kunt u uw facturen versturen aan de deelnemende overheden aan de pilot.
