Grensoverschrijdende transacties op een snelle manier

Het Data Model is een wereldwijde standaard voor grensoverschrijdende gegevensvereisten voor de vrijgave en in- en uitklaring van goederen, vervoersmiddelen en hun bemanning. Logius is de nationale beheerder van het model.

Waarom is het Data Model nodig?

De sleutel tot vereenvoudiging van de handel en een efficiënt wereldwijd handelssysteem is een onderling verbonden elektronische omgeving waar digitale gegevensuitwisseling plaatsvindt.

Beperken handelsbarrières

In de wereld van vandaag zijn economische groei en uitbreiding aan de orde van de dag. Daarnaast zien we de opkomst van nieuwe regelgeving op het gebied van veiligheid en bescherming van het milieu. Dit alles roept om nog grotere efficiëntie bij handelstransacties. Het is dan ook van belang dat we de potentiële grensoverschrijdende handelsbarrières zoveel mogelijk beperken door moderne technologieën in te zetten en uniforme wereldwijde standaarden op te stellen.

Wildgroei systemen

Door de jaren heen is de ontwikkeling van geautomatiseerde systemen betrekkelijk ongecoördineerd verlopen. Het gevolg is dat duizenden gegevens in honderden verschillende formaten over de hele wereld verspreid zijn. Dit veroorzaakt barrières voor de internationale handel. Over het algemeen zijn 27 tot 30 verschillende partijen betrokken bij een doorsnee internationale handelstransactie en worden ruwweg 40 documenten met 200 data-elementen gebruikt. Hiervan worden 30 elementen vaker dan één keer gebruikt en moet 60 tot 70 procent op zijn minst één keer opnieuw ingevoerd worden.

Wereldwijde standaard

Het Data Model biedt geoptimaliseerde elektronische gegevensuitwisseling, en levert een wereldwijde standaard voor overheidsbrede gegevensvereisten voor de in- en uitklaring van goederen, grensoverschrijdende vervoermiddelen en hun bemanning. Het resultaat is dat zowel de overheden als de handelssector tijd en geld besparen.

Een universele taal voor grensoverschrijdende gegevensuitwisseling

Het Data Model is een verzameling zorgvuldig gecombineerde gegevensvereisten die elkaar ondersteunen. Deze vereisten worden regelmatig bijgewerkt om aan de procedurele en juridische behoeften van grensoverschrijdende regelgevende instanties te voldoen, zoals douane, die export-, import- en vervoerstransacties controleert. Het Data Model sluit aan bij andere internationale standaarden zoals de United Nations Trade Data Elements Directory (UNTDED).

Eén tool voor meerdere instanties

Het Data Model voorziet niet alleen in de operationele behoeften van douane, maar voldoet middels de volgende zaken ook aan de aanvullende informatievereisten voor een nationaal single window.

• Rapportage over grensoverschrijdende vervoermiddelen
• Rapportage over ladingen
• Vereisten op het gebied van landbouw- en veeteeltproducten
• Voedselveiligheid
• Veiligheid op zee (ISPS)
• Milieubescherming (gevaarlijk afval)
• Immigratievereisten (bemanning)
• Antwoordberichten voor alle overheidsinstanties betrokken bij een nationaal single window

Een complete toolbox van standaarden

Om ervoor te zorgen dat het Data Model wijdverbreid geaccepteerd en gebruikt wordt bestaat het uit:

• een allesomvattende data dictionary, benodigd om wettelijk vereiste internationale informatie van single windowapplicaties uit te wisselen en te verwerken;
• gestandaardiseerde richtlijnen voor elektronische berichten en andere ondersteunende implementatiedocumenten;
• een overeengekomen maximale gegevensverzameling voor export, import en doorvoer.

Voordelen

Binnen de alledaagse praktijk van grenscontrole biedt het Data Model de volgende voordelen.

• Het vereenvoudigt de handel middels een wereldwijde standaard voor datavereisten die nodig is voor vrijgave van goederen, vervoermiddelen en hun bemanning langs elektronische weg.
• Het vermindert de kosten voor de overheid en de handelssector op het gebied van onderhoud van standaarden en systemen voor toekomstige ontwikkelingsvereisten.
• Het vermindert de kosten in geval van beleidswijzigingen. Deze zijn sneller en goedkoper door te voeren aangezien er één standaard gebruikt wordt.
• Het dringt de kosten terug van verplichte rapportages en verbetert tegelijkertijd de kwaliteit van gerapporteerde gegevens.
• Het voorkomt opslaan van overbodige gegevens van en ingediend door marktdeelnemers. Een single window heeft de volgende voordelen.
• Eén platform bieden aan alle competente controlediensten voor gegevensuitwisseling op het gebied van regelgeving waardoor informatie in een vroeg stadium gedeeld kan worden.
• De internationale handel een vereenvoudigd koppelvlak naar de verschillende overheidsinstanties bieden en één toegangspunt voor zorgvuldig gerichte, allesomvattende regelgevingvereisten.
• Risicobeheersing wordt verbeterd, waarbij zo weinig mogelijk gebruik wordt gemaakt van commerciële partijen, aangezien in de kritieke gegevensbehoeften van alle gerelateerde grensoverschrijdende regelgevende instanties kan worden voorzien door één enkele indiening via een nationaal single window.
• De competente controlediensten zijn in staat operationele verbanden en praktijken tussen instanties op te bouwen die de operationele kosten, investeringen en het aantal medewerkers binnen het grenstoezicht compenseren of tot een minimum beperken.

Als onderdeel van de visie op een wereldwijd douanenetwerk, vergroot het de samenwerking door:

• alle grensoverschrijdende regelgevende instanties en de commerciële partijen gemeenschappelijke operationele vocabulaire, taal en syntax te bieden;
• afzonderlijke landen een nationaal single window te bieden, met dezelfde gegevensstandaarden, dat nieuwe perspectieven opent voor het netwerken op het gebied van wereldwijd management van de grenscontroles;
• de douane in staat te stellen eenvoudige, betrouwbare en snelle uitwisseling op te zetten van relevante importen exportgegevens die voor iedere betrokken partij dezelfde betekenis hebben.
• Te fungeren als platform voor coördinatie en verregaande samenwerking op het gebied van het management van de grenscontroles, met als gevolg open, maar veilige grenzen.

Aansluiten

Er moet een aantal zaken regelen om het Data Model op een goede manier op te nemen en toe te passen. Hieronder staan een aantal stappen beschreven.

• Herziening bestaande hardware- en softwaretoepassingen.
• Ontwikkeling van een bedrijfsmodel en een kostenbatenanalyse.
• Betrekken van senior managers op het gebied van beleid, IT en operationele activiteiten.
• Betrekken van handhavinginstanties wanneer het nationaal single window onderdeel van het bedrijfsplan moet worden.
• Ontwikkeling van een implementatiestrategie die bestaat uit het herontwerpen van bedrijfsprocessen en verandermanagement.
• Betrekken van de private sector en industriële organisaties.