Ketensamenwerking is mensenwerk

Op 1 december 2009 in het Haagse Spaansche Hof bogen professionals uit de publieke ICT-sector zich over ketensamenwerking. Waarom zou je de handen ineen slaan in ketens? Wat zijn randvoorwaarden, succes- en faalfactoren? De aanwezigen bogen zich gezamenlijk over deze vragen. De belangrijkste conclusie: ketensamenwerking is mensenwerk. Commitment en vertrouwen zijn daarom drijvende krachten. Het seminar is een initiatief van GBO.Overheid en de Universiteit Twente.

Benodigd: vertrouwen en volwassenheid

Na een welkomstwoord van Wolfgang Ebbers, lid van het Center for e-Government Studies van de Universiteit Twente en onderzoeker bij Novay, was het woord aan Arco Groothedde. Als lid van de Raad van Bestuur van Kadaster en de Programmaraad van GBO.Overheid vertelde hij over zijn ervaring met ketensamenwerking. Hij benadrukte dat het voor dit soort samenwerking nodig is om jezelf ten dienste te stellen van een overkoepelend thema. Dat vergt volwassenheid. En de moed om jezelf als schakel te zien in een groter geheel. Je moet jezelf buiten het centrum durven plaatsen. Een andere randvoorwaarde voor succesvolle ketensamenwerking is volgens Groothedde wederzijds vertrouwen. Hij moedigde de zaal aan om bij het aangaan van de samenwerking goed voor jezelf te benoemen in hoeverre je eventuele partners vertrouwt.

Zachte factoren bepalen je succes

De teneur van Grootheddes verhaal was duidelijk: het draait bij succesvolle ketensamenwerking vooral om 'zachte', menselijke factoren. Hij benoemde 5 veelal zachte factoren die kunnen bijdragen aan je succes:

  1. Een helder gezamenlijk doel
  2. Persoonlijk commitment (hier kan volgens Groothedde geen contract of convenant tegenop)
  3. Zo min mogelijk druk door machtsfactoren als geld, politiek en afgedwongen regierollen
  4. Elkaar je successen gunnen
  5. Draagvlak in de top van je organisatie

Mensen maken de samenwerking

Na Groothedde hield John Froger een verhaal. Hij is zelfstandig adviseur, zat in de Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank en was CIO bij het ABP. Zonder dat hij dat van tevoren had afgestemd, kwam de strekking van zijn verhaal overeen met die van Groothedde: ketensamenwerking staat of valt met de mensen die ervoor verantwoordelijk zijn. 'Vertrouwen is hierbij doorslaggevend. Ook informele contacten horen daarbij. Bestudeer deze en investeer erin. Selecteer gedreven mensen met lef, ondernemerschap, goede netwerken en geduld.' Daarnaast is een goede balans tussen eigenbelang en gemeenschappelijk belang volgens Froger een cruciale factor.

Publieke manager heeft andere rol gekregen

Het tweede deel van de middag was er ruimte voor discussie. Deze werd ingeleid door Anneleen Winters. Zij promoveert binnenkort aan de Universiteit Twente op de dissertatie 'Managementrichtlijnen in netwerken van overheidsorganisaties'. Ze legde de zaal voor dat de rol van publieke managers is veranderd. Vroeger waren zij 'unieke leiders van unieke organisaties'. Nu zijn ze vooral bestuurders van netwerken. Dat brengt nieuwe dilemma's met zich mee. Geef je bijvoorbeeld de regie uit handen of wil je je autonomie behouden? Focus op je eigen belang of op een gezamenlijk doel? En tot slot: maak je afspraken op basis van vertrouwen of leg je ze juist zwart op wit vast?

Eén recept voor succes is er niet

Tijdens de discussie onder leiding van Janet Helder (MT-lid Belastingdienst Utrecht-Gooi) werden de aanwezigen het erover eens dat er geen kant-en-klaar recept is voor succesvolle ketensamenwerking. Als de druk hoog is, blijkt het soms bijvoorbeeld nodig te zijn om één partij een regierol geven, ook al is dat niet ideaal. Verder kunnen de doelen van samenwerking uiteenlopen. Voorbeelden van motieven zijn een gezamenlijk probleem of bedrijfsmatige voordelen, zoals efficiencywinst. Ondanks de verschillen per situatie, dreven er toch een paar overkoepelende succesfactoren naar boven: initiatief, een grondhouding van vertrouwen en persoonlijk commitment. Zo eindigde de middag waarmee die ook begon: ketensamenwerking is mensenwerk.